(extraits)

LE MINISTÈRE A-T-IL RÉPONDU EN TOTALITÉ À LA DEMANDE D’ACCÈS DU DEMANDEUR?

[10]        La Commission conclut que le Ministère a répondu en totalité à la demande d’accès. Voici pourquoi.

[11]        Par une déclaration sous serment, le responsable de l’accès du Ministère fait état des recherches initiales qu’il a effectuées auprès de la Direction générale des services correctionnels et de la Direction générale des services à la gestion du Ministère.

[12]        Il atteste du fait que des documents pouvant répondre à la demande ont été repérés et transmis en totalité au demandeur.

[13]        Le demandeur ayant soulevé que des certificats médicaux manquaient, dont ceux justifiant ses absences des 4 juillet et 30 août 2017, le responsable de l’accès a procédé à des recherches additionnelles auprès de plusieurs personnes œuvrant au sein de ces deux directions. Malgré ces recherches additionnelles, aucun certificat additionnel n’a été retracé. Le responsable de l’accès en informe le demandeur.

[14]        Lorsqu’un organisme démontre avoir transmis les documents visés par une demande d’accès, il appartient au demandeur de soumettre des éléments concrets pouvant constituer un début de preuve voulant que l’organisme n’ait pas transmis tous les documents demandés^[4].

[15]        Par ses observations, le demandeur soutient que les certificats médicaux des 4 juillet et 30 août 2017 existent et qu’il les a fournis au Ministère. Il porte à l’attention de la Commission que les deux absences ont été autorisées. Or, pour les absences entre le 23 juin et le 1^er septembre 2017, le directeur des services auxiliaires de l’établissement concerné a émis une note pour indiquer aux agents de services correctionnels de l’établissement, dont fait partie le demandeur, qu’un certificat médical sera exigé en tout temps pour une absence maladie ou d’invalidité. D’ailleurs, lorsque le demandeur n’a pas transmis de certificats médicaux, ses demandes d’absences pour maladie ont été refusées.

[16]        Selon le demandeur, cela prouve que le directeur des services auxiliaires a reçu les deux certificats médicaux, puisqu’il a signé les autorisations d’absences pour ces deux dates.

[17]        Il souligne que la recherche de ces documents devrait se faire auprès du directeur des services auxiliaires de l’établissement où il travaille. C’est lui qui a reçu ses certificats médicaux.

[18]        Les observations du demandeur et la lecture des autorisations d’absences en cause tendent à démontrer que des documents ont été transmis par le demandeur au Ministère au soutien des absences des 4 juillet et 30 août 2017.

[19]        Après réception des observations du demandeur, le Ministère effectue des recherches additionnelles, cette fois auprès du directeur des services auxiliaires et de l’agente de bureau à la rémunération de l’établissement concerné.

[20]        Ces recherches sont fructueuses. Le certificat médical du 4 juillet 2017 est retracé et transmis au demandeur. Ce certificat a été transmis par le demandeur au soutien de son absence du 4 juillet 2017, mais n’affichait pas son nom. Cela explique pourquoi il n’a pas été trouvé lors des recherches précédentes.

[21]        Concernant l’absence du 30 août 2017, le Ministère retrace un courriel du demandeur contenant des pièces justificatives. Cependant, ces pièces ont été transmises dans un format qui ne peut être ouvert sur les postes informatiques du Ministère. Pour cette raison, le Ministère ne peut les ouvrir ni les enregistrer dans le dossier du demandeur.

[22]        Le demandeur réfère aux pièces justificatives au soutien de l’absence du 30 août 2017 à titre de certificat médical dans sa demande d’autorisation d’absence du 3 septembre 2017 et dans toute la correspondance portant sur sa demande d’accès. Sans se prononcer sur leur contenu, la Commission constate que le demandeur souhaite visiblement obtenir ces pièces dans sa demande d’accès.

[23]        Cependant, le directeur des services auxiliaires atteste sous serment avoir tenté à de nombreuses reprises d’ouvrir les pièces, sans succès. L’exercice est fait avec l’aide d’un employé du Techno Centre sur plus d’un poste informatique et à l’aide de différents programmes.

[24]        La Loi sur l’accès s’applique aux documents détenus par un organisme public, quelle que soit leur forme, informatisée ou autre[5]. Les documents technologiques sont donc soumis à l’application de la Loi sur l’accès.

[25]        Cependant, un document est constitué d’information portée par un support, information qui est intelligible sous forme de mots, de sons ou d’images[6]. Or, après des tentatives sérieuses, le Ministère n’est pas en mesure d’accéder au contenu des pièces. Ces pièces ne sont pas intelligibles et ne constituent pas des documents pouvant être traités par le responsable de l’accès en conformité avec la Loi sur l’accès.

[26]        Pour la balance, le demandeur maintient que d’autres certificats médicaux sont manquants, mais n’a déposé aucune preuve de leur existence.

[27]        La Commission conclut donc que le Ministère a fait la preuve de démarches sérieuses et complètes afin de retracer tous les documents visés par la demande d’accès. Il a transmis au demandeur tous les documents visés à la demande et qu’il détient.