Table des matières :

1 – Modalités de réalisation

A – Procédé de copie

B – Fidélité de la copie

C – Reconnaissance élargie de la copie

D – Présomption de la copie

2– Différentes sortes de copies

3 – Certification de la copie

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[1] De façon générale, notons d’abord que l’acte de copier est sujet, selon nous, à deux types de conséquences : d’une part, à une multiplication de documents, « un processus de multiplication » [POULIN+TRUDEL, 2001] ; une multiplication que n’implique aucunement la substitution qui peut parfois correspondre à la notion de transfert [Transfert]. Copier c’est démultiplier . D’autre part, traditionnellement, comprenons dans un univers papier, la copie correspond à une déperdition de la force probante du document copié par rapport à l’original, ce qui est d’ailleurs loin d’être consacrée dans l’environnement numérique . Nous y reviendrons. Une situation dans le monde technologique qui est distincte de celle du monde papier car comme le mentionne un auteur, traditionnellement :

« [o]riginality is singular and faithful, copy is multiple and faithless. » [MALKAN, 2005, #421]

[2] La première manière de faire une reproduction est donc par le biais d’une copie. Cette notion, généralement considérée comme la preuve secondaire d’un original , apparaît d’ailleurs dans la Loi juste après les articles sur ce concept. Traditionnellement associée au papier, elle peut être définit comme la « [r]eproduction d'un document source qui en conserve l'information et la forme. » [POULIN+TRUDEL, 2001]

Si l’on analyse le traitement que la Loi, et par voie de conséquence le C.c.Q., fait de cette notion, on identifie trois articles principaux qu’il importe de développer plus avant. Le premier est l’article 15 qui s’attache aux modalités de réalisation. Le deuxième est l’article 2841 C.c.Q. qui considère la copie en perspective avec la notion voisine et différente de celle que constitue le transfert. Enfin, quelques mots seront nécessaires afin de traiter de la certification qui elle aussi a été mise à jour par la Loi aux articles 2841 al. 2 et 3 et 2842 C.c.Q.

1 – Modalités de réalisation

[3] Sans développer trop dans le détail ici cette notion, on peut seulement dire que la copie est précisée avec passablement moins de développements que l’original. L’essentiel des modalités relatives à sa confection émane de l’article 15 de la Loi qui les développe quelque peu. Quelque peu seulement…

[4] Justement, quand on la compare à l’original, on remarque d’abord qu’il n’y a pas pour la copie de volonté du législateur de s’attaquer à toutes les copies ; seules celles sur support technologique sont envisagées . Également, on peut s’interroger sur le choix de l’équivalence fonctionnelle comme moyen de qualifier la copie. Même si l’original n’est pas à proprement parler défini par la Loi , nous avons vu que l’approche fonctionnelle permettait de reconnaître la réalisation de ce formalisme. Pour la copie, c’est un peu différent. Même si cette disposition se trouve dans la section 3 qui traite de « l’équivalence des documents servant aux mêmes fonctions », une certaine retenue législative se distingue de par le fait que la Loi ne cherche pas à identifier clairement les fonctions de la copie mais plutôt à simplement illustrer la condition d’intégrité qui prévaut pour elle, comme pour tous les documents d’ailleurs [Article 3] : en effet, l’intégrité est la condition suprême à la mise en preuve d’un document. Nous ne la traiterons donc pas en tant que telle ; simplement, nous évoquerons les caractéristiques que l’article 15 a pris le soin d’identifier. Quatre d’entre elles peuvent être identifiées dans cette disposition.

A - Procédé de copie

[5] L’action de copier implique d’abord, selon l’article 15 al.1, un « procédé ». Ce terme non défini correspond à une expression suffisamment large pour intégrer la photocopie papier classique, évidemment, mais aussi la « copie de sauvegarde » que l’on garde sur un disque dur ou que l’on grave sur un support physique, comme un cédérom. L’envoi d’un courriel avec ou sans document attaché devrait également être considéré comme une copie, et ce, même si un doute subsiste quant au fait de déterminer où est la copie.

« Copying is the production of an identical copy within the same type of medium (paper/microfilm/electronic) for example, from paper to paper, microfilm to microfilm or the production of backup copies of electronic records (which can also be made on a different kind of electronic medium). » [ISO/TR 15489-2]

Conformément à l’étymologie du mot, un procédé implique une méthode, un cheminement. Or, c’est bien celui-ci qui est au centre de l’article 15 et qui mérite l’analyse quant à sa robustesse, sa qualité. Le « passage » de l’original vers la copie est une opération de nature technique qui est donc sous l’œil du juriste ; une prise en compte qui fut d’ailleurs présente dans certaines jurisprudences [SENECAL, 2012, #41]. Ce passage peut se réaliser sous tellement de manières possibles que le législateur n’avait d’autre choix que de laisser une grande souplesse quant à la manière de le reconnaître.

[6] À cet égard, le premier alinéa doit être rattaché au deuxième qui vient illustrer largement comment ce procédé doit être mis en œuvre [Article 15 al. 2] . Deux types de critères sont mis de l’avant pour évaluer la qualité de ce procédé. D’une part, référence est faite aux « circonstances » et au caractère « systématique et sans lacunes » de celui-ci. Ces deux expressions sont classiques. La dernière se trouvait dans l’ancien article 2838 C.c.Q. mais également dans plusieurs textes qui avaient déjà utilisé la généralité de ces expressions, que ce soit pour la référence aux « circonstances » ou au caractère « systématique et sans lacunes » du procédé. Relativement à cette dernière expression, il importe par exemple de vérifier si la copie a été effectuée avant ou après la survenance du litige. La personne en charge de l’opération, sa compétence, son poste, le sérieux de sa démarche, son caractère répétitif  [ROYER+LAVALLEE, 2008, #401], sont autant d’éléments factuels qui peuvent être pris en compte pour évaluer la qualité du procédé [Bérubé et Doncar Dionne Soter Mécanique inc., #58] . D’autre part, une référence expresse est faite à l’article 15 al. 2 aux standards et normes qui élaborent de bonnes pratiques relatives à la gestion documentaire. En effet, la notion n’est pas inconnue de certaines normes [ISO/TR 15489-2] , ce qui se conçoit bien dans la mesure où il s’agit encore une fois d’un procédé « technique ». Néanmoins, une chose est sûre, ici, et à la différence de l’article 12 sur l’original, la référence aux normes de l’industrie n’est aucunement obligatoire. D’ailleurs, il ne faut sans doute pas voir dans les solutions technologiques, et dans les normes techniques qui les encadrent, la panacée à tous les problèmes. Davantage, le « réflexe » à la mise en place d’une documentation explicitant les modalités entourant la gestion du document nous semble plus utile que la mise en place de solutions technologiques complexes [Documentation]. Même si les deux ne s’opposent évidemment pas, la sécurité organisationnelle est souvent plus importante que celle strictement technologique.

B – Fidélité de la copie

[7] Si c’est le procédé qui donne lieu à l’analyse, il n’en demeure pas moins que relativement à la copie, il se doit de viser un objectif, à savoir, s’assurer que l’information est identique à celle de l’original [Article 15 al.1]. Ainsi, si le procédé s’intéresse à l’environnement autour du document , la fidélité est propre à l’information en tant que telle. Ce critère est en fait le même que celui que l’on trouvait autrefois dans la Loi sur la preuve photographique de documents [L.R.Q., c. P-22] relativement au cas particulier des reproductions par le biais des microfilms. Plus généralement, il est également celui que l’on trouve en droit français à l’article 1348 C.c.F. qui considère que la copie doit être à la fois « fidèle » et « durable » . Sans faire une analyse trop poussée de cette disposition [SENECAL, 2012], il faut savoir qu’elle date d’un amendement de 1980 qui justement voulait limiter la suspicion « historique » que l’on avait autrefois pour les copies papier. En effet, traditionnellement, l’action de copier « à la main » était sujette à risque d’erreur ou de falsification ; un risque qui était rendu passablement plus acceptable avec les techniques modernes . Ceci dit, la donne technologique a encore évoluée ; et nous l’avons déjà vu, un courriel se falsifie avec une facilité déconcertante, bien plus aisément qu’une télécopie papier par exemple . Les faux sont donc désormais susceptibles d’être un peu plus à la mode depuis que les fichiers peuvent être totalement numériques [Sécurité des Deux-Rives ltée c. Groupe Meridian construction restauration inc., #32-33]. D’ailleurs, et conformément à une tendance jurisprudentielle assez généralisée en France, l’interprétation faite de la copie est assez rigoureuse .

[8] Quoi qu’il en soit, la fidélité est donc pour la copie l’élément principal à satisfaire pour qu’elle puisse être reconnue en tant que telle, et ce, en conformité avec l’expression que l’on retrouve à l’article 15 al.1 et selon lequel la copie « comporte la même information que le document source ». Pourtant, l’analyse de cette exigence centrale n’a pas toujours été relevée. Dans plusieurs décisions, aucune mention n’y ait faite . Plus substantiellement, dans l’affaire présentée devant la Cour du Québec Sécurité des Deux-Rives, le juge prend le soin de souligner que les conditions de l’article 15 al. 1 ne sont pas satisfaites [Sécurité des Deux-Rives ltée c. Groupe Meridian construction restauration inc., #78]. Également, si la fidélité implique un lien de connexité entre deux documents, l’original et la copie, il y a un sous-entendu que la seconde est de moindre qualité que le premier. Or, avec le numérique, c’est loin d’être vérifié . Et c’est peut-être la raison pour laquelle l’article 15 ne traite que de la copie technologique.

C – Reconnaissance élargie de la copie

[9] Au-delà du critère de fidélité, l’article 15 de la Loi y attache un critère substantiel, à savoir, celui des « garanties suffisamment sérieuses ». Avec une pareille expression, expression qui avait d’ailleurs été précédemment utilisée dans l’ancien article 2837 C.c.Q. , il apparaît encore clairement qu’une grande liberté probatoire est offerte. De celle qui inclut tout procédé un tant soit peu probant et sans aucun doute le témoignage [VERMEYS+GINGRAS, 2011, #38], sous réserve des dispositions applicables en terme d’admissibilité de preuve [Article 2860 C.c.Q].

D – Présomption de la copie

[10] Dans une optique de facilitation de la preuve , la copie provenant de certaines personnes, État et entreprise, bénéficie à l’égard des tiers d’une présomption d’intégrité [Article 15 al. 4]. Pourtant, au meilleure de notre connaissance, aucune jurisprudence n’évoque cette disposition. Il est vrai que l’ancien article 2840 C.c.Q., datant de 1994, évoquait un principe similaire et ne donna lieu a aucune interprétation de la part des juges non plus . Une source de difficulté interprétative tient à la confusion, au mieux la redondance, qui règne entre l’article 15 al. 4 et l’article 33 de la Loi [Article 33]. Si ces deux dispositions sont prévues dans des sections différentes (la première étant relative aux équivalents fonctionnels et la seconde à la transmission de document), elles semblent se répéter et ne présenter que peu de différences [GINGRAS+DE RICO, 2013, #425]. En effet, au-delà du fait que l’article 15 al. 4 ne traite que de la seule copie, et que l’article 33 ajoute l’hypothèse pour le moins troublante d’ « exemplaire », notion que nous ne sommes pas sûr de maîtriser , et en dépit des explications offertes par certains [TRUDEL, 2012, #58], les dispositions semblent similaires. Aussi, s’il était à la limite possible d’apporter une plus grande crédibilité à la copie générée par l’entreprise ou l’État qu’à celle que le tiers effectue lui-même, la même présomption prévaut. Une présomption simple donc peut être utilisée en faveur du tiers et notamment du particulier qui devrait en user bien davantage que ce qui se fait actuellement. Ceci dit, idéalement, la copie que l’on souhaite produire exige un minimum de diligence de celui qui veut s’en prévaloir. Lorsque la copie est générée par l’entreprise ou l’État, elle peu être présentée soit sur un support numérique (tel une clé USB) soit après imprimé le document. Dans ce dernier cas, nous sommes alors en présence d’un transfert. Lorsque le document est généré par la personne elle-même, il peut là aussi y avoir quelques obligations afférentes. Par exemple, un particulier qui imprime une page d’une entreprise, est là aussi dans une hypothèse de transfert.

2– Différentes sortes de copies

[11] Dans la définition offerte à l’article 2841 C.c.Q., celle-ci est susceptible d’être envisagée de deux manières différentes, et ce, quel que soit le support utilisé. En premier lieu, elle doit être considérée dans l’hypothèse où elle est effectuée avec un support identique. La référence à l’identité du support peut se matérialiser tant dans le monde papier que dans le monde numérique. Dans le monde papier, un écrit original sur support papier photocopié sur une autre feuille de papier, est comme son nom l’indique une « copie » au regard de l’article 2841 C.c.Q. Cette hypothèse est assez simple encore une fois dans la mesure où la copie est initialement une notion directement liée au support papier. Dans le monde numérique, cette disposition s’applique également et il est possible d’envisager le cas, par exemple, où un fichier en format (ou technologie ) « .pdf », « .doc » ou « .xls » serait reproduit sur un même support, tel, par exemple, le même disque dur d’un ordinateur [GAUTRAIS+GINGRAS, 2010, #287]. Implicitement, cette première hypothèse nécessite donc une technologie qui n’est pas différente de celle du document source. À titre d’exemple, voici des illustrations de ce premier type de copies :

• le texte d’une feuille de papier est photocopié sur une autre feuille de papier ;
• un fichier en format « .pdf » enregistré sur le disque dur d’un ordinateur est reproduit et enregistré sur le même disque dur ;
• un fichier en format « .jpeg » enregistré sur un cédérom est reproduit et enregistré sur le même cédérom. [GAUTRAIS+GINGRAS, 2010, #287-288]

On peut aussi illustrer cette hypothèse très classique avec une jurisprudence où une photocopie est utilisée comme preuve secondaire [Di Marco c. Bradford, #19]. Sans la qualifier comme telle, il s’agissait d’une copie dont il fallait s’assurer, et sous réserve des autres règles d’admissibilité en preuve, qu’elle disposait des « garanties suffisamment sérieuses pour qu’on puisse s’y fier » [Article 15].

[12] En second lieu, la copie peut aussi correspondre à une reproduction sur un support différent, mais où la technologie ne serait en l’espèce pas différente. Ceci nous ramène à une distinction faite par ailleurs avec la notion de technologie qui, par exemple, correspond au format d’un logiciel du type de ceux précités (« .pdf », « .doc », « .xls », etc.). On peut aussi voir dans cette seconde hypothèse la situation où un fichier est adressé par courriel à une autre personne. Le support est différent car l’on passe d’un ordinateur à un autre mais la technologie est identique c’est-à-dire que le fichier « .doc » par exemple le sera tant au départ qu’à l’arrivée. Voici donc des exemples de copies :

• un fichier en format PDF enregistré sur le disque dur d’un ordinateur portable est reproduit et enregistré sur une clé USB ;
• un fichier en format « .jpeg » enregistré sur le disque dur d’un ordinateur est reproduit et transmis en pièce jointe d’un courriel vers une boite de courriels « Gmail » [GAUTRAIS+GINGRAS, 2010, #287-288] ; sous réserve de déterminer, technologiquement où se situe l’ original et par voie de conséquence la copie .

C’est aussi l’hypothèse que l’on semble identifier dans la décision traitée par la Cour supérieure dans l’affaire Bouchard c. SIDO. [Bouchard c. Société industrielle de décolletage et d'outillage (SIDO) ltée., #5]

3 – Certification de la copie

[13] La certification prévue à l’article 16 de la Loi [Article 16] , dans un sens totalement distinct de celui qui prévaut aux articles 47 et suivants de la Loi , est une opération traditionnelle qui est communément utilisée tant afin d’augmenter la force probante d’une copie que pour assurer son admissibilité. L’alinéa 2 de l’article 15 de la Loi vient préciser peut-être la question la plus importante en matière de sécurité des technologies de l’information, à savoir, celle du « qui » ? Qui en effet peut opérer cette certification pour les copies telles que définies à l’alinéa 1? À ce sujet, on semble constater une grande souplesse pour ce faire [ROYER+LAVALLEE,  2008, #1271], et ce, au-delà de celle que nous avons précédemment constatée. D’abord, cette disposition vaut pour l’ensemble des organisations qu’elles soient des personnes morales de droit public ou de droit privé. Ensuite, et surtout, il semble qu’elles se doivent uniquement d’identifier, au préalable, une personne en charge de faire cette opération. En l’espèce, il pourrait s’agir simplement d’une personne qui aura été nommée à ce titre dans la politique de reproduction qui pourrait être mise en place comme le suggère, à demi-mots, l’article 15 al. 2 en référant au « caractère systématique et sans lacunes » [Article 15 al. 2]. Quoi qu’il en soit, cette obligation ne paraît pas très contraignante et on peut imaginer qu’elle l’est encore moins pour les particuliers.

« Le législateur ne précise pas le processus de certification lorsqu’une personne physique est en possession d’un document dont elle veut utiliser une copie pour en tenir légalement lieu.
Vraisemblablement, elle pourra y joindre la même certification que celle requise de l’État, d’une personne morale, d’une société ou d’une association.Elle pourra également témoigner devant la cour pour certifier la copie, comme cela se fait régulièrement devant les tribunaux. » [TESSIER+DUPUIS, 2012, #229]

Selon ces derniers donc, tout le monde peut certifier une copie, et ce, depuis l’entrée en vigueur de la Loi contrairement aux anciennes dispositions [GAGNÉ, #43]. D’autres auteurs considèrent en revanche que les personnes physiques et mêmes les entreprises individuelles, dans la mesure où elles ne sont pas énumérées dans cette disposition, ne peuvent par conséquent pas faire de telles certifications [DUCHARME, 2005, #1204]. Ceci ne nous paraît pas forcément conforme à l’économie de la Loi et notamment au fait qu’une plus grande tolérance pour les particuliers semble de mise. Également, cette plus grande souplesse à leur endroit, en terme de certification de copie, permettrait de calquer le modèle qui prévaut en matière de transfert où ces derniers ne sont pas formellement assujettis à l’obligation de documentation [Article 20]. Évidemment, rien n’empêche un particulier de suivre un modus operandi équivalent à celui des entreprises ...
[14] Au-delà de cette exigence relative à la personne responsable de la certification, il est également prévu certains critères qui viennent préciser la manière dont celle-ci doit s’opérer. Deux articles sont en l’occurrence applicables. En premier lieu, l’article 2842 al. 1 C.c.Q. réfère à une possible déclaration, que l’on peut imaginer venir de la personne responsable, qui viendrait étayer la qualité de la copie quant aux « circonstances » et à la « date » de ladite copie. Ce premier critère attaché à cette exigence de déclaration est surtout « organisationnel » [GAUTRAIS+GINGRAS, 2010, #293] et se trouvait déjà de mise dans les exigences prévues dans la Loi sur la preuve photographique de documents [L.R.Q., c. P-22]. En second lieu, l’on doit envisager la certification de la copie au regard de l’article 2860 al. 3 C.c.Q. qui mentionne explicitement l’article 16 de la Loi. Un article qui réfère davantage ici à une solution technologique de « procédé de comparaison ». La lecture de cette disposition semble clairement dire que ce n’est pas une obligation formelle [GAUTRAIS+GINGRAS, 2010, #293]. Sans être impératifs, ces deux critères de satisfaction de la certification de la copie semblent être présentés dans la lettre de la Loi et du C.c.Q. comme des solutions possibles pour s’assurer de la qualité de la copie.

 


Dernière modification : le 1 mai 2012 à 9 h 16 min.