Extraits

[14]      La soussignée conclut que la Municipalité a transmis au demandeur les documents demandés et a répondu en totalité à sa demande d’accès. Voici pourquoi.

[15]      La directrice générale de la Muncipalité affirme dans une déclaration sous serment avoir transmis l’ensemble des documents visés par la demande.

[16]      Elle explique avoir transmis au demandeur une première version des documents provenant du serveur informatique de la Municipalité.

[17]      Le demandeur étant insatisfait de cette version non signée, elle lui transmet une deuxième version des documents. Cette deuxième version provient d’une recherche dans chacun des dossiers sous support papier relatifs aux règlements et projets de règlements visés par la demande, pour en extraire les copies signées, photocopiées à partir du livre des règlements.

[18]      La directrice générale de la Municipalité atteste du fait que tous les documents pouvant répondre à la demande d’accès ont été remis au demandeur et que la Municipalité ne détient pas d’autres documents contenant ces informations autres que ceux fournis.

[19]      La soussignée constate que la Municipalité a transmis au demandeur toutes les versions existantes des documents demandés. Par ailleurs, la Municipalité n’a pas à créer de document pour répondre à la demande d’accès.

[20]      Lorsqu’un organisme démontre avoir transmis les documents visés par une demande d’accès, il appartient alors au demandeur de soumettre des éléments concrets pouvant constituer un début de preuve à l’effet que l’organisme n’a pas transmis tous les documents demandés^[3].

[21]      Le demandeur ne conteste pas avoir reçu les documents demandés. Dans ses observations, il soulève plutôt qu’il existe des différences entre les deux versions des documents qui lui sont remises, notamment quant au format, à la pagination et à la mise en page. De plus, il souligne qu’il manque des signatures sur certains documents, et que la version papier comporte des notes manuscrites, des initiales et des annexes qui ne se trouvent pas dans la version informatique. Pour ces motifs, il met en doute l’intégrité et la valeur légale des documents reçus.

[22]      La Loi sur l’accès s’applique aux documents détenus par un organisme public, peu importe leur support[4]. La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information[5] définit la notion de « document » notamment dans un contexte technologique. Cette définition inclut les documents sur des supports faisant appel aux technologies de l’information.

[23]      Dans le présent dossier, la Commission constate que deux versions des documents existent, une version informatique et une version papier, et qu’elles ont toutes deux été transmises au demandeur. Chaque version contient de l’information délimitée et structurée, de façon tangible et intelligible. En soi, le fait qu’un document existe sous plusieurs formats et que la mise en page soit différente entre ces formats n’empêche pas que chacun de ces formats soit intègre et susceptible de faire l’objet d’une demande d’accès.

[24]      De plus, le fait que la version papier puisse comporter des signatures, notes manuscrites, initiales et annexes supplémentaires ne signifie pas que la version informatique est incomplète. Son existence est distincte et reflète l’état du document tel qu’il prévalait à un moment précis. Par ailleurs, dans l’exercice de ses fonctions, la Commission n’a pas à se prononcer sur le processus d’adoption des règlements par la Municipalité et sur la conformité ou non des documents à celui-ci.

[25]      Finalement, le demandeur conteste la valeur légale des documents reçus en raison des différences entre les deux versions.

[26]      La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information comporte des dispositions permettant de déterminer s’il y a équivalence entre des documents comportant la même information sur des supports différents. Elle permet également de déterminer quel document prévaut en cas de divergence entre l’information de documents sur des supports différents et qui sont censés porter la même information.

[27]      Cependant, la Commission n’a pas à trancher cette question dans le présent dossier, puisque les documents ne sont pas des éléments de preuve dont elle doit déterminer l’admissibilité et la valeur probante, mais plutôt les documents qui sont l’objet même de la demande d’accès. Or, toutes les versions existantes ont été transmises au demandeur.

[28]      La Commission n’a pas non plus à déterminer, de façon théorique, leur valeur probante ni leur admissibilité en preuve future devant d’autres tribunaux. Le cas échéant, cet exercice reviendra aux tribunaux devant lesquels ils pourraient être produits en preuve.