[12] Les demandeurs exercent un droit prévu à l’article 89 de la Loi sur l’accès qui prévoit : Toute personne qui reçoit confirmation de l’existence dans un fichier d’un renseignement personnel la concernant peut, s’il estinexact, incomplet ou équivoque, ou si sacollecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, exiger que le fichier soit rectifié. (Nos soulignements) [13] Ce droit à la rectification ne s’exerce qu’aux conditions prévues à cet article. Le droit à la rectification s’exerce sur un renseignement personnel précis et non sur une pratique d’un organisme[2]. [14] Ici, les demandeurs n’allèguent pas que les renseignements visés par la demande de rectification sont inexacts, incomplets ou équivoques ou que leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées. [15] Dans le cadre de la demande de rectification, les demandeurs reconnaissent même que l’organisme puisse détenir leurs renseignements personnels. [16] Les demandeurs exigent le retrait et la suppression de tous leurs renseignements personnels apparaissant dans les fichiers informatiques de l’organisme notamment sur Internet et les réseaux sociaux. [17] L’organisme plaide que le droit conféré par l’article 89 de la Loi sur l’accès ne permet pas aux demandeurs de faire supprimer des renseignements recueillis, communiqués et conservés qui sont nécessaires à l’accomplissement des attributions de l’organisme ou d’un programme dont il assume la gestion. [18] Or, en l’espèce, l’organisme avance que les renseignements personnels concernant les demandeurs, et qui sont recueillis, communiqués et conservés par l’organisme, sont nécessaires pour offrir à ces derniers les services qu’ils ont requis, notamment l’accès à un logement de son parc immobilier. [19] L’organisme indique qu’il est en droit de recueillir et de conserver les renseignements personnels des demandeurs, car ils sont des locataires d’un logement dont il est propriétaire. [20] Dans une déclaration assermentée[3], le directeur de la gestion immobilière de l’organisme, M. Carl Bond, affirme qu’aux fins de location d’un logement, des renseignements personnels doivent obligatoirement être recueillis afin de conclure un bail avec un locataire et par la suite afin d’assurer la gestion de l’immeuble. [21] Le témoin réfère la Commission à deux Déclarations d’un fichier de renseignements personnels (Dossier locataire – volet administratif et recouvrement; Dossier locataire – volet contractuel et juridique)[4]. Il affirme que l’équipe de Gestion immobilière de l’organisme s’assure de ne recueillir que les renseignements personnels qui sont nécessaires à la gestion du parc immobilier de l’organisme et la location des logements. [22] Le témoin affirme également que l’organisme n’a jamais diffusé les renseignements personnels des demandeurs sur les réseaux sociaux ou sur quelque site web[5] que ce soit. [23] La Commission est d’avis que l’organisme a rencontré son fardeau de preuve en démontrant que la collecte, l’utilisation et la conservation des renseignements personnels des demandeurs sont autorisées par la Loi sur l’accès[6]. [24] Le présent dossier s’apparente à la situation dans L. D. c. Université de Montréal[7] où la Commission rejette une demande de rectification : Dans sa demande de rectification, le demandeur ne réfère aucunement à l’une des situations que prévoit l’article 89 précité pour l’exercice du droit de rectification. Il ne conteste pas, non plus, l’utilisation de renseignements personnels le concernant par l’organisme. Le demandeur exige le retrait de renseignements personnels qui le concernent; ce retrait n’est pas appuyé par les motifs prévus à l’article 89 de la Loi sur l’accès. [25] Étant donné que la preuve prépondérante indique que les renseignements personnels des demandeurs sont exacts et qu’ils sont nécessaires à l’exercice des attributions de l’organisme, la Commission conclut que le responsable de l'accès a eu raison de refuser d’acquiescer à la demande de rectification. [26] La Commission ajoute également qu’en vertu de l’article 2 de la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information[8] chacun peut utiliser le support ou la technologie de son choix. À moins que la loi n’exige l’emploi exclusif d’un support ou d’une technologie spécifique,chacun peut utiliser le support ou la technologie de son choix, dans la mesure où ce choix respecte les règles de droit, notamment celles prévues au Code civil. Ainsi, les supports qui portent l’information du document sont interchangeables et, l’exigence d’un écrit n’emporte pas l’obligation d’utiliser un support ou une technologie spécifique. [27] L’organisme a donc le droit d’utiliser le support de son choix et les demandeurs ne peuvent exiger un support plutôt qu’un autre. (...) POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION : [38] REJETTE la demande de révision dans le dossier 1012208-J; [39] ACCUEILLE en partie la demande de révision dans le dossier 1012209‑J; [40] PREND ACTE de la remise des documents suivants : a)« Déclarations d’un fichier de renseignements personnels » - Dossier locataire – volet administratif et recouvrement; b)« Déclarations d’un fichier de renseignements personnels » - Dossier locataire – volet contractuel et juridique; c)Liste des employés ayant accès au dossier locataire; [41] REJETTE la demande de révision dans le dossier 1012209-J quant au reste. Dernière modification : le 14 novembre 2018 à 19 h 53 min.
