Extraits pertinents :

DEMANDE DE RÉVISION en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels[1].

[1] Le 19 février 2013, madame J... E... s’adresse à la responsable de l’accès de Ville de Québec (la ville) pour qu’elle lui envoie « une copie électronique de tous les plans, devis et cartes ayant trait aux travaux de réfection futurs de la côte de Sillery (égouts, aqueduc, voies routières, tracé routier) ainsi que les avis ou rapports d’ingénieurs ou de firmes d’ingénieurs ayant trait à l’instabilité de la côte actuelle et à l’évaluation de l’état des égouts actuels ».

[2] Le 22 février 2013, la responsable de l’accès de la ville donne à madame E... avis de la réception de sa demande; elle l’informe du délai que la loi impose pour le traitement d’une demande d’accès, de son droit de recours si ce délai n’est pas respecté et des frais de reproduction de documents qui sont applicables en sus des frais postaux. La responsable de l’accès précise toutefois que la consultation des documents demandés est gratuite et qu’elle a lieu sur place, pendant les heures habituelles de travail.

[3] Le 2 avril 2013, la responsable de l’accès informe madame E... que les documents visés par sa demande d’accès sont disponibles, que le montant des frais exigés pour leur reproduction est de 787,20 $ et qu’elle doit transmettre un chèque payable à l’ordre de la ville avant que celle-ci procède à la reproduction de ces documents pour lui en fournir copie. La responsable de l’accès rappelle aussi à madame E... que la consultation des documents aux bureaux de la ville est gratuite.

LES FAITS

[8] Pour la plupart, les documents demandés par madame E..., des plans et devis notamment, sont détenus sur support papier et ils ne sont pas numérisés. Maître Trudel n’a obtenu que quelques documents numérisés, tels que des sommaires décisionnels; elle a dû demander aux fournisseurs concernés de la ville de lui remettre une copie des documents qu’ils avaient déjà fournis à la ville et que la ville ne pouvait elle-même reproduire parce qu’elle ne dispose pas de l’équipement approprié.

[10] Madame E... a dès lors demandé que les documents qu’elle voulait obtenir soient transférés sur support informatique et qu’ils lui soient communiqués par voie électronique afin d’éviter le paiement de frais. Maître Trudel n’a pas acquiescé à cette nouvelle demande et considère que son refus est conforme à l’article 10 de la Loi sur l’accès et à l’article 23 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, c. C-1.1). À son avis, une personne ne peut, en vertu du règlement sur les frais exigibles susmentionné, prétendre être exemptée du paiement de frais lorsqu’un document lui est transmis électroniquement.

[13] Le choix de madame E... nécessitait que la ville numérise tous les documents auxquels elle demandait accès pour les lui transmettre de façon électronique. Dans un contexte où la ville en est à projeter la numérisation de ses archives, Me Trudel n’a pu respecter le mode de transmission choisi par madame E....

[14] Le choix de madame E... soulevait aussi des difficultés pratiques sérieuses à cause de la forme et de la dimension des plans demandés; ces documents sont fournis à la ville en larges rouleaux sur support papier et la ville, qui ne les détient que sur ce support, ne dispose pas de l’équipement qui lui permettrait d’en faire une reproduction intelligible et lisible, numérisée ou non.

ANALYSE

[24] La responsable de l’accès a témoigné que les documents demandés sont, pour la plupart, détenus sur support papier et non numérisés. Elle a démontré que la technologie choisie par madame E... pour recevoir copie de tous les documents demandés soulevait des difficultés pratiques sérieuses en raison de la nécessité d’effectuer un transfert de documents sur support numérique et en raison de la forme particulière de certains documents que la ville ne peut elle-même reproduire faute d’équipement spécialisé.

[25] La responsable a ainsi démontré qu’elle s’est conformée à l’article 10 de la Loi sur l’accès et à l’article 23 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information :

23. Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information.
Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier.
Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert.

[27] La Commission doit constater que la preuve démontre que les décisions de la responsable sont conformes à la loi et qu’il n’y avait plus de litige entre les parties en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès. Dans ce contexte où son intervention n’est manifestement plus utile en révision, la Commission exerce le pouvoir que lui confère l’article 137.2 de la Loi sur l’accès :

137.2. La Commission peut refuser ou cesser d'examiner une affaire si elle a des motifs raisonnables de croire que la demande est frivole ou faite de mauvaise foi ou que son intervention n'est manifestement pas utile.

POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :

[28] CESSE D’EXAMINER la demande de révision.


Dernière modification : le 8 mars 2017 à 14 h 46 min.