[Extraits]

ANALYSE

[15]      Le demandeur conteste les modalités d’exercice de son droit d’accès et par conséquent les frais qui lui sont exigés. Il soutient que la municipalité ne peut exiger des frais si le document est transmis par voie électronique. Il allègue qu’il ne s’agit pas de la reproduction d’un document.

Notion de document

[16]      À cet égard, la notion de document est définie à l’article 3 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information[6] :

  1. Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles.

Pour l'application de la présente loi, est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite.

Un dossier peut être composé d'un ou de plusieurs documents.

Les documents sur des supports faisant appel aux technologies de l'information visées au paragraphe 2° de l'article 1 sont qualifiés dans la présente loi de documents technologiques.

[17]      Les commentaires des auteurs de la Loi annotée[7] précisent qu’un document n’est associé à aucun support :

L’article 3 pose la notion de document qui ne bénéficiait avant l’avènement de la Loi d’aucune définition. Pierre angulaire de la Loi (222 occurrences dans la Loi), cet article doit être analysé avec le suivant qui précise le cas plus précis du document technologique. Ainsi un document est la symbiose entre une information et un support; une symbiose qui vise à faire en sorte qu’un document soit réalisé dès lors qu’il permet d’accéder à une information intelligible, et ce, quelle que soit la manière dont celle-ci est structurée. […]

[18]      Ainsi, un document, qu’il soit papier ou électronique, est visé par la Loi sur l’accès et par conséquent par le Règlement sur les frais lorsque le demandeur veut en obtenir copie.

Conservation des documents en format papier

[19]      En l’espèce, il ressort de la preuve présentée que le plan d’archivage de la municipalité prévoit que tous les documents doivent être conservés en version papier.

[20]      Le demandeur soutient que la gestion de documents papier est une méthode archaïque de gestion documentaire et que cela ne justifie pas l’organisme d’exiger des frais.

[21]      À cet égard, la loi impose l’obligation pour les organismes publics d’archiver les documents qu’ils détiennent, mais n’impose aucun support de conservation. Bien que la gestion documentaire de document en version électronique soit assez répandue, il n’y a aucune obligation légale à cet égard.

[22]      La Loi sur les archives[8], à laquelle sont assujetties les municipalités, prévoit l’obligation d’adopter une politique de gestion de leurs documents actifs et semi-actifs, d’établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de leurs documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont détruits.

[23]      La municipalité a déposé son plan de classification et son calendrier de conservation qui confirme que les documents sont conservés en version papier.

[24]      La municipalité peut donc choisir de conserver ses documents officiels en version papier. Cependant, rien ne l’empêche de donner accès à une version numérisée ou électronique.


Dernière modification : le 13 février 2019 à 13 h 57 min.