Extraits pertinents :

[1] Le 10 novembre 2015, Mme C... S... (la demanderesse) demande à la Ville de Sainte-Brigitte-de-Laval (l’organisme) de lui faire parvenir tous les documents qui auraient été déposés en preuve par celui-ci lors d’une audience tenue devant le Tribunal administratif du travail[2] impliquant deux anciens employés.

[4] Le 17 octobre 2016, la Commission tient une conférence téléphonique au cours de laquelle la responsable de l’accès mentionne que les documents recherchés par la demanderesse totalisent 2 493 pages. L’organisme demande à celle-ci d’acquitter un montant forfaitaire de 200 $, afin de « couvrir les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents[3], conformément à la Loi. » Elle indique que les renseignements personnels ont été préalablement masqués.

[5] La demanderesse estime que l’organisme pourrait plutôt lui transmettre les documents en version PDF, et ce, gratuitement.

[8] Le 20 novembre 2016, la demanderesse transmet ses observations écrites selon lesquelles elle indique notamment que l’organisme l’aurait rassurée à l’effet qu’elle aurait un accès gratuit aux documents. Elle fait remarquer par ailleurs que le Règlement sur les frais ne prévoit pas que des renseignements personnels doivent être masqués. Elle ajoute que l’organisme « tente par tous les moyens m’imposer des frais en refusant de me transmettre la version PDF car la loi ne prévoit aucun frais pour la transmission d’une version PDF mais en prévoit pour la version papier » (sic).

[9] Le 20 décembre suivant, la responsable de l’accès de l’organisme explique que les documents visés par la demande « totalisent 2 493 pages. » Selon les calculs qu’elle a effectués et en appliquant le Règlement sur les frais à l’égard de ce nombre de pages, elle souligne que l’organisme aurait pu exiger de la demanderesse un montant total de 1 730,05 $ (soit 2 493 pages x 0,35$/page sur 35 h à 24,50 $/h).

ANALYSE

[11] La demanderesse désire avoir accès à divers documents détenus par l’organisme, en vertu de l’article 9 de la Loi sur l’accès qui prévoit que :

9. Toute personne qui en fait la demande a droit d’accès aux documents d’un organisme public.
Ce droit ne s’étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature.

[13] Selon la preuve non contredite, l’organisme détient un total de 2493 pages qu’il doit analyser afin de vérifier si elles contiennent notamment des renseignements qui pourraient faire l’objet de certaines restrictions législatives. À cet égard, la responsable de l’accès de l’organisme a clairement précisé que certaines pages contiennent des renseignements personnels de tiers qui permettent de les identifier au sens des articles 53 et 54 de la Loi sur l’accès, de sorte qu’elle devait les masquer.

[14] La demanderesse, pour sa part, allègue que le Règlement sur les frais ne prévoit pas que les renseignements personnels de tiers devraient être préalablement masqués, de sorte qu’elle aurait pu également les obtenir. La Commission n’est pas du même avis que celle-ci, puisque lors du traitement d’une demande d’accès, le responsable de l’accès d’un organisme public doit prendre connaissance de tout document visé par cette demande et doit extraire tout renseignement personnel de tiers, et ce, même si le Règlement sur les frais ne l’aurait pas prévu, comme le prétend, et ce, en application de la Loi sur l’accès.

Le document de 2493 pages en format PDF

[18] Par ailleurs, la demanderesse veut obtenir les 2493 pages en format PDF, et ce, gratuitement. Elle aurait pu les obtenir sauf, si leur reproduction soulève des difficultés pratiques sérieuses, en raison de leur forme. À cet égard, l’article 10 de la Loi sur l’accès indique que :

[...] Le requérant peut également obtenir copie du document, à moins que sa reproduction ne nuise à sa conservation ou ne soulève des difficultés pratiques sérieuses en raison de sa forme.

[19] L’article 23 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information[4] nous enseigne que :

23. Tout document auquel une personne a droit d’accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l’information.
Ce droit peut être satisfait par l’accès à une copie du document ou à un document résultant d’un transfert ou à une copie de ce dernier.

Le choix d’un support ou d’une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d’accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d’effectuer un transfert.

[21] Toutefois, la preuve démontre que l’organisme a tenté de numériser ces mêmes pages et les enregistrer sur une clé USB, ce qui a été impossible, puisque cette clé n’a pas la capacité suffisante pour contenir toutes ces pages. Il s’agit de difficultés pratiques sérieuses qui doivent être prises en considération et l’organisme en a fait la preuve à la satisfaction de la Commission.

[22] Vu l’impossibilité pour l’organisme à communiquer à la demanderesse les 2493 pages en format PDF, il appartient donc à celle-ci d’acquitter le montant de 200 $ pour pouvoir obtenir les 2 493 pages sur support papier.

[23] Conséquemment, la décision de l’organisme doit être maintenue et la demande de révision de la demanderesse rejetée pour les motifs énoncés.

POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :

[24] REJETTE la demande de révision du demandeur.