Extrait pertinent:

“ L’obligation de donner accès à un document intelligible :

[48] L’article 23 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information[4] complète l’article 10 de la Loi sur l’accès; il prescrit que :

23. Tout document auquel une personne a droit d'accès doit être intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de l'information.

Ce droit peut être satisfait par l'accès à une copie du document ou à un document résultant d'un transfert ou à une copie de ce dernier.

Le choix d'un support ou d'une technologie tient compte de la demande de la personne qui a droit d'accès au document, sauf si ce choix soulève des difficultés pratiques sérieuses, notamment en raison des coûts ou de la nécessité d'effectuer un transfert.

Le premier alinéa de l’article 23 :

[49] Le premier alinéa de l’article 23 susmentionné prescrit que le document accessible doit être intelligible et qu’à cette fin, l’appel aux technologies de l’information est nécessaire si le document n’est pas directement intelligible.

[50] La Régie doit donc donner accès à des guides de gestion de projet qui sont intelligibles, quel que soit le mode d’accès.

Le deuxième alinéa de l’article 23 :

[51] Le deuxième alinéa de cet article prévoit que le droit d’accès à un document intelligible peut être satisfait de façon équivalente par l’accès à une copie du document, par l’accès à un document qui résulte d’un transfert ou par l’accès à une copie du document qui résulte d’un transfert.

[52] Cette équivalence vaut dans la mesure où chaque copie ou résultat du transfert est intelligible.

Le troisième alinéa de l’article 23 :

[53] Cette disposition prescrit que le choix d’un support ou d’une technologie est celui de la personne qui exerce son droit d’accès; elle prévoit que ce choix n’est pas possible s’il soulève des difficultés pratiques sérieuses.

[54] Cette disposition ne prévoit pas que les coûts ou la nécessité d’effectuer un transfert constituent d’emblée des difficultés pratiques sérieuses qui empêchent le choix d’un support ou d’une technologie. Elle précise que ce sont les difficultés pratiques sérieuses qui empêchent le choix d’un support ou d’une technologie et que ces difficultés peuvent avoir diverses causes incluant les coûts ou la nécessité d’effectuer un transfert.

[55] Pour ce qui est du format électronique choisi par Monsieur B…, la Régie n’a démontré aucune difficulté pratique sérieuse qui résulte des coûts, de la nécessité de faire un transfert ou d’une autre cause.

[56] Les guides de gestion de projet traduits et adaptés pour la Régie et que la Régie détient en version électronique doivent donc être transmis en format électronique à Monsieur …

Le refus de communiquer les autres documents :

[57] La Régie n’invoque aucune restriction au droit d’accès de Monsieur B… aux autres documents.

[58] La Régie n’a pas refusé de communiquer l’organigramme et les procédures de la Direction des projets. Ces documents n’étaient pas détenus sous une quelconque forme lorsque la Régie a reçu et traité la demande d’accès du 1er octobre 2008 et l’article 1 de la Loi sur l’accès est clair au sujet des documents auxquels cette loi s’applique :

1. La présente loi s'applique aux documents détenus par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions, que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou par un tiers.

Elle s'applique quelle que soit la forme de ces documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

[59] La demande de révision doit être rejetée en ce qui concerne l’organigramme et les procédures demandées.

[60] Monsieur B… a eu raison de prétendre que la directrice de la Direction des projets de la Régie fait partie du personnel de cet organisme; cela lui a valu d’obtenir, après la tenue de l’audience devant la Commission, une copie papier de la description de poste de la directrice.

[61] Monsieur B… a donc obtenu copie des trois descriptions de poste du personnel de cette Direction en un seul format. Il avait demandé de les obtenir en deux formats différents : papier et électronique.

[62] Selon ce que prescrit le deuxième alinéa de l’article 23 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, le droit d’accès à un document intelligible peut être satisfait par une copie du document demandé, par un document résultant d’un transfert ou par une copie d’un document résultant d’un transfert.

[63] Les copies papier (D-1, en liasse et D-3) des descriptions de poste transmises sont pleinement intelligibles.

[64] Le droit d’accès de Monsieur B… à ces descriptions de poste a été satisfait par l’obtention d’une copie de ces documents.

[65] La Régie n’est pas légalement tenue de fournir la copie d’un document sur des supports différents. Elle peut choisir de le faire et d’exiger les frais prévus par règlement.

[66] La Régie n’est pas légalement tenue d’offrir le service de tous les supports pour les copies de documents qui lui sont demandées.

[67] La demande de révision doit être rejetée en ce qui concerne la communication de ces descriptions de poste sur des supports différents. ”