Extraits pertinents:

[29] Le document en litige est une impression des informations contenues dans un logiciel utilisé par l’organisme en vue de la préparation du budget 2011. Puisque le document imprimé visé par la demande d’accès n’avait pas été conservé par l’organisme au moment de la demande d’accès, ce dernier en a produit un similaire et les parties ont convenu qu’il s’agissait du document en litige.

Sur le statut de conseiller municipal du demandeur :

[38] Si le demandeur veut faire valoir un droit particulier que lui confère son statut de conseiller municipal, il doit donc s’adresser aux tribunaux supérieurs et non à la Commission. En l’espèce, l’accès au document en litige doit être évalué à la lumière des dispositions de la Loi sur l’accès invoquées par l’organisme.

Sur l'article 9 al.2 de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels :

[39] L’organisme refuse l’accès à ce document, considérant qu’il s’agit d’un document de travail protégé par l’article 9 al. 2 de la Loi sur l’accès :

9. Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès aux documents d'un organisme public. Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents de même nature.

[40] Selon la jurisprudence relative à cet article, ce n’est pas parce qu’un document porte sur un sujet pour lequel le processus décisionnel n’est pas terminé qu’il est automatiquement considéré inachevé ou préparatoire. De même, un document non approuvé n’est pas nécessairement exclu du droit d’accès reconnu par l’article 9 de la Loi sur l’accès.

[41] C’est le document lui-même qui doit être inachevé. Cette disposition vise les documents qui n’ont pas atteint un stade définitif de rédaction et qui ne sont pas terminés.

[42] Toutefois, ce n’est pas parce qu’un document électronique est modifié et qu’il évolue en cours d’année qu’il ne peut permettre de créer un document achevé à une date donnée au sens des termes utilisés à l’article 9 al. 2 de la Loi sur l’accès. À l’ère des documents électroniques, une telle conclusion aurait pour effet d’exclure de l’application de la Loi sur l’accès un grand nombre de documents qui ne sont pas imprimés de manière régulière par un organisme public (liste d’employés, informations contenues dans un logiciel comptable, etc.).

[43] Or, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information inclut dans la notion de document une banque de données permettant la création de documents, comme en l’espèce :

3. Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles.
Pour l'application de la présente loi, est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite. […]

(Soulignements de la Commission)

[51] Enfin, les notes qu’on retrouve dans la section « notes et calculs » du document en litige ne constituent pas des notes personnelles au sens de l’article 9 al. 2 de la Loi sur l’accès. Ces notes ne sont pas à l’usage exclusif de leur auteur[11]; elles sont versées dans le document électronique qui est accessible à d’autres personnes au sein de l’organisme, notamment le trésorier et la directrice générale. Elles donnent des explications et précisent des montants ou ventilent certains coûts et sont conservées par l’organisme même une fois le budget adopté et l’année financière terminée.

[52] L’organisme n’ayant invoqué aucun autre motif pour refuser l’accès au document en litige, il est accessible au demandeur.

[53] Toutefois, la lecture du document en litige révèle que la section « notes et calculs » contient parfois des renseignements personnels confidentiels selon l’article 53 de la Loi sur l’accès. Par exemple, on y retrouve le salaire exact d’employés de l’organisme ou certaines mentions n’ayant pas un caractère public selon l’article 57 de la Loi sur l’accès. Ces renseignements doivent être masqués par l’organisme.

POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :

[54] ACCUEILLE partiellement la demande de révision;

[55] ORDONNE à l’organisme de communiquer au demandeur, dans les trente jours de la réception de la présente décision, le document en litige, après avoir masqué les renseignements personnels qu’il contient;

[56] REJETTE quant au reste la demande de révision.